Newsletter Januar 2015

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Prüfung und Archivierung von elektronischen Rechnungen

Immer mehr Unternehmen versenden Rechnungen als Dateianhang in E-Mails oder stellen sie in Form von PDF-Dokumenten im Internet zum Download bereit.
Der Vorsteuerabzug aus elektronischen Rechnungen wird von den deutschen Finanzbehörden grundsätzlich akzeptiert.

Ganz gleich, ob es sich um Papierrechnungen oder um elektronische Rechnungen handelt: Geschäftsleute, die ihren Vorsteuerabzug nicht gefährden wollen, müssen die folgenden Merkmale einer Rechnung überprüfen:

  • die Echtheit der Herkunft der Rechnung (d.h. die Identität des Rechnungsausstellers),
  • die Unversehrtheit des Rechnungsinhalts (d.h. die Rechnungspflichtangaben wurden auf dem Versandweg oder beim Empfänger nicht geändert) und
  • die Lesbarkeit der Rechnung („mit menschlichem Auge“)

Auf welche Weise Echtheit und Unversehrtheit von Rechnungsdokumenten geprüft und ihre Lesbarkeit sichergestellt werden, hat der Gesetzgeber offen gelassen.

Den vom Gesetzgeber geforderten „verlässlichen Prüfpfad“ erfüllt ein „innerbetriebliches Kontrollverfahren“ bereits dann, wenn ein Unternehmer seine Eingangsrechnungen mit vorhanden geschäftlichen Unterlagen manuell abgleicht (z.B. Kopie der Bestellung, Auftrag, Kaufvertrag, Lieferschein, Überweisungs- und Zahlungsbeleg).

Mit anderen Worten: Die Finanzbehörden verlangen vom Rechnungsempfänger bei der Kontrolle elektronischer Rechnungen, wie bei allen anderen Rechnungsdokumenten, lediglich eine sorgfältige Plausibilitätsprüfung – letztlich die Antwort auf die Frage: Wird mir hier von meinem Geschäftspartner auch genau das und zu den Konditionen in Rechnung gestellt, was ich bestellt und tatsächlich erhalten habe.

Allerdings genügt es nicht, elektronisch übermittelte Rechnungen einfach auszudrucken, zu bezahlen und abzuheften. Bei einer eventuellen Betriebsprüfung müssen Sie auf Wunsch des Prüfers auch die elektronische Version der Rechnung vorweisen können.

Die Aufbewahrungsfrist beträgt 10 Jahre.

Tipp: Rechnung als E-Mail-Anhang zusammen mit E-Mail archivieren
Wenn Sie eine Rechnung als Anhang zu einer E-Mail erhalten, z. B. als PDF-Datei, müssen Sie nicht nur den Anhang, sondern auch die zugehörige E-Mail elektronisch archivieren.

Überwiegend betrieblich genutztes Kraftfahrzeug ist notwendiges Betriebsvermögen

Das Steuerrecht ist nicht nur schwer verständlich, sondern führt mitunter zu kuriosen Ergebnissen. Dies musste ein Rechtsanwalt feststellen, der seine betrieblichen Fahrten mit seinem PKW einzeln aufgezeichnet und die Fahrzeugkosten pauschal mit 0,30 € je gefahrenen Kilometer als Betriebsausgaben angesetzt hatte. Die betrieblich gefahrenen Kilometer betrugen mehr als 50 % der Gesamtfahrleistung. Aus diesem Grunde ordnete das Finanzamt das Fahrzeug dem notwendigen Betriebsvermögen zu. Weil der Rechtsanwalt kein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch geführt hatte, ermittelte das Finanzamt den privaten Nutzungsanteil nach der 1 % Methode. Dieser Wert war aber höher als die tatsächlichen Gesamtkosten des Fahrzeugs. Das Finanzamt beschränkte zwar den Wert des privaten Nutzungsanteils auf die Kosten (sog. Kostendeckelung), aber im Ergebnis konnte der Rechtsanwalt trotz seiner vielen betrieblich gefahrenen Kilometer keine Kfz-Kosten geltend machen. Der Bundesfinanzhof hat die Handhabung des Finanzamts bestätigt.

Hinweis:
Die ungünstige Versteuerung nach der 1 % Regelung hätte durch die Führung eines ordnungsgemäßen Fahrtenbuchs vermieden werden können.